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como fazer e qual o momento ideal

Lima & Santana Propaganda, sua agência de publicidade e propaganda em Santos

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O ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) se tornou um sistema indispensável para as empresas, pois permite a administração de todos os recursos e a sua utilização de forma otimizada. Em decorrência das mudanças internas e externas, de tempos em tempos é necessário trocar de ERP, o que pode trazer diversos questionamentos para os gestores, já que se trata de uma medida que impacta a companhia como um todo.

Em primeiro lugar, é preciso entender qual é o melhor momento de efetuar essa troca, o que exige uma análise do cenário atual da organização e dos seus objetivos. Quer saber mais? Confira, a seguir, quais são as razões para a troca de ERP, os sinais a serem observados e como fazer a melhor escolha para a sua agência de comunicação!

Por que trocar de ERP?

Existem vários motivos que fazem com que as companhias considerem trocar de ERP, compreendendo desde o custo-benefício até a adoção de um programa que esteja realmente adequado ao seu ritmo de crescimento. Veja, abaixo, algumas das principais razões para essa medida.

Modernização de processos

Conforme a empresa vai se desenvolvendo, a execução de alguns processos pode se tornar complexa e incompatível com o sistema ERP atual. Nesse sentido, é normal pensar no custo-benefício.

A aquisição de um novo sistema de gestão pode ser mais cara, pois exige a aquisição de licenças e hardwares e a contratação de empresas especializadas, além da disponibilidade e de treinamento de colaboradores para assumir o projeto. Mas, em muitos casos, a adequação do sistema em uso é ainda mais cara do que a implantação de um novo.

Além disso, tenha em mente que, como a automatização de processos de arrecadação e controle sobre as organizações têm sofrido muitas mudanças e atualizações nos últimos anos — como no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED Fiscal/Contábil/PIS/COFINS) e nas NFS-e e NF-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica e Nota Fiscal Eletrônica, respectivamente) —, é imprescindível que as empresas se empenhem para atender a todas as obrigações legais.

Para tanto, trocar de ERP para um mais atualizado e adequado é essencial para assegurar a automatização e precisão no recolhimento e uso dessas informações.

Crescimento da empresa

O crescimento da organização requer a criação de novos processos, controles e setores que, por sua vez, demandam alterações no sistema. Assim, quando há uma conexão precária entre os programas, o ERP pode ficar instável, tornando-se suscetível a erros, tanto tecnológicos quanto de negócios.

Levando isso em consideração, é crucial que o ERP seja capaz de suportar os futuros processos da companhia, de modo a minimizar erros. O investimento na tecnologia é importante, mas também é preciso que a sua escolha facilite as mudanças.

Se a organização pretende fazer grandes investimentos, por exemplo, contar com um sistema de nível global, que traga confiança, é uma fase de preparação, que contribui para a segurança e garante informações corretas aos investidores.

A integração não é total

Quando você tem que usar inúmeras planilhas e ferramentas que se encontram fora do sistema de gestão com frequência, precisa adquirir outros softwares para controlar determinados processos e o sistema atual não se integra com os demais recursos usados pela companhia, podem haver dificuldades, desperdício de tempo e imprecisões nas tarefas, como aplicação ineficiente da gestão financeira e elaboração de relatórios de gestão que não são realmente úteis.

A finalidade ao investir em um sistema de gestão empresarial é promover a automatização dos processos e a integração de todas os departamentos da empresa para que haja uma gestão dinâmica e fluída.

Assim sendo, não faz sentido continuar usando um sistema que não gere fluidez, pois isso pode acarretar em queda na produtividade e causar erros que resultem em penalizações para a organização.

Qual o momento ideal para trocar de ERP?

Para tomar uma decisão segura, é indicado ficar atento a como o sistema atual impacta a empresa, se está sendo mais vantajoso ou desvantajoso. Acompanhe quais são os sinais de que é hora de trocar o ERP.

As funcionalidades se tornam obsoletas

Todo programa só segue sendo útil para uma empresa quando oferece funcionalidades que se adequam à rotina dos usuários e da companhia. Se a organização tem que alterar a forma de trabalhar ou precisa de recursos que o sistema atual não disponibiliza, é um forte indício de que é o momento de trocar o software.

Geralmente, nessas situações, a empresa entra em contato com o fornecedor e negocia o desenvolvimento de funcionalidades adequadas para as suas atividades. Se o fornecedor se recusa a atender à solicitação, a saída mais comum é pesquisar no mercado uma opção de sistema que esteja de acordo com a maneira de trabalhar da empresa.

Falta de suporte oferecido por parte da empresa prestadora de serviços

Para a boa condução das tarefas diárias, é preciso que o suporte dado pelo desenvolvimento do sistema ERP seja satisfatório e compatível com as demandas da sua empresa.

Verifique se o atendimento prestado costuma ser rápido e proativo, se a companhia de fato está preocupada com a sua satisfação, se o treinamento fornecido é adequado e se as soluções para os problemas são apresentadas de forma ágil.

Ao identificar que o relacionamento da empresa com o desenvolvedor é ruim, o negócio deve considerar a troca do software.

Baixo nível de escalabilidade

Basicamente, a escalabilidade é a capacidade de um sistema se adaptar ao crescimento da organização para comportar as novas demandas, sem que isso implique na perda de qualidade.

Essa é considerada uma das características mais importantes em se tratando de um sistema de gestão, haja vista que, quando ele não apresenta escalabilidade, as rotinas internas tendem a não ser realizadas corretamente, os relatórios ficam incompletos e há dificuldades para o funcionamento dos processos. Inclusive, tais fatores negativos prejudicam o monitoramento dos Indicadores de desempenho (KPI).

Para evitar todos esses problemas, é recomendável optar por um sistema que acompanhe a escalabilidade do negócio.

Falhas de segurança

Diariamente, a empresa manipula informações valiosas e que devem ser mantidas em sigilo. Em circunstâncias em que o software não é capaz de controlar as informações de modo apropriado, você enfrenta impactos negativos na segurança dos dados.

Isso afeta a credibilidade e a confiabilidade da empresa no mercado, além de comprometer a integridade das informações referentes ao negócio.

Por isso, se as falhas de segurança estão sendo frequentes no sistema ERP da sua agência, cogite a possibilidade de migrar para um sistema que seja mais confiável.

Como o monitoramento de dados pode ajudar a decidir o momento ideal para trocar de ERP?

A partir do monitoramento de dados, como é feito pelo Big Data, a agência tem mais facilidade para detectar os sinais citados anteriormente.

É sabido que os sistemas de Big Data permitem que você determine velocidade, variedade, volume, veracidade e valor dos dados gerados pela organização. Com isso, os gestores podem fazer análises mais precisas sobre o desempenho dos recursos do sistema de gestão, o que os ajuda a tomar decisões mais seguras.

Por exemplo, é possível acompanhar o desempenho de determinado setor e, assim, estudar se o ERP está comportando todas as necessidades do negócio.

Como escolher o melhor ERP?

De modo geral, o ERP traz autonomia no trabalho, pois dispensa a necessidades de utilizar as velhas planilhas de Excel, por exemplo. Com isso, os gestores e colaboradores podem se dedicar apenas às tarefas mais estratégicas.

Para aproveitar todas as vantagens do sistema é preciso analisar alguns fatores ao adquiri-lo. Saiba o que considerar para uma aquisição bem-sucedida.

Defina a expectativa da empresa quanto ao ERP

Antes de ir para o mercado para escolher um ERP, a empresa deve definir quais são as suas expectativas em relação ao sistema.

Sendo assim, analise o cenário atual e futuro da agência. Faça um levantamento de quais são as prioridades e monte um plano de gestão. Feito isso, você saberá exatamente qual software será capaz de atender às suas demandas, evitando comprar um sistema que traga problemas e não se encaixe no seu cotidiano empresarial.

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Busque um bom fornecedor

Ao decidir trocar o sistema de gestão da companhia, uma das primeiras coisas a se fazer é pesquisar sobre o fornecedor do seu interesse, procurando saber se é uma empresa séria, confiável e que domina a área de TI.

Questione ainda sobre o prazo de entrega do software, qual é o suporte dado no pós-venda e quais são as garantias.

Dê preferência para os fornecedores cuja carteira de clientes não tenha contratantes que atuem em segmentos muito diferentes do seu, uma vez que isso pode trazer riscos devido ao prestador do serviço ser muito segmentado.

Evite um ERP que exija muito suporte técnico

Apesar de um bom suporte técnico ser uma qualidade oferecida pelo desenvolvedor do sistema, o ideal é que ele seja solicitado com moderação. Evite chamar os técnicos por motivos banais.

Diante disso, prefira negociar com os fornecedores que dão capacitação para a sua equipe, para que ela possa aprender a usar o sistema e lidar com possíveis imprevistos com agilidade.

Muitos gestores acreditam que trocar de ERP é um processo conturbado. Mas, com as dicas citadas aqui, você entende qual é o melhor momento para realizar esse troca, além de fazer isso sem erros. Dessa forma, não terá que se deparar com colaboradores resistentes e dificuldades para adaptação à nova tecnologia, nem precisará modificar os processos da agência.

Como agências têm processos e rotinas muito específicas da área, o ideal é contar com um ERP que seja totalmente voltado para esse segmento. É o caso do iClips, o único sistema de gestão integrado e gratuito inteiramente pensado para agências de comunicação.

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