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como criar e gerenciar com eficiência?

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Dentro da área de Marketing, muitas vezes o gestor tem uma rotina repleta de responsabilidades e obrigações ao longo de um dia de trabalho. Comandar diversas campanhas ao mesmo tempo, por exemplo, não é uma tarefa muito fácil.

Para ocupar uma posição de destaque na sua empresa, porém, é necessário adotar práticas para gerenciar vários projetos de marketing ao mesmo tempo.

Mais do que utilizar as técnicas de liderança para delegar tarefas e extrair o máximo da sua equipe de marketing, é preciso otimizar a rotina de gestão de tantos projetos simultâneos.

A boa notícia é que existem algumas técnicas e ferramentas que podem tornar essa tarefa muito mais simples e eficiente. Neste artigo, vamos traçar um panorama sobre o assunto:

Ficou curioso e quer saber um pouco mais sobre como é possível gerenciar diferentes projetos de marketing ao mesmo tempo? Continue a leitura deste artigo para tirar as suas dúvidas.

Confira!

O que é um projeto de marketing?

Um projeto de marketing representa, na prática, o planejamento e a execução de estratégias de comunicação que tenham como objetivo final atrair, converter ou reter os seus clientes. A partir da geração de valor para o seu produto ou serviço, a ideia é se aproximar do público e vender mais.

Com o crescimento do Marketing Digital, as opções para os gestores são ainda maiores. Pode ser, portanto, uma campanha de mídia paga para anunciar um novo produto ou até mesmo o trabalho de longo prazo para fortalecer a estratégia de SEO da sua empresa. As possibilidades são muitas.

Se por um lado é excelente contar com uma diversidade de estratégias, por outra perspectiva isso pode significar ainda mais responsabilidades. Para um gestor, por exemplo, é preciso pensar na gestão de diferentes campanhas simultâneas, o que não é uma tarefa nada simples de ser realizada.

Afinal, nenhuma empresa vai restringir os seus esforços a apenas uma frente. A realização de um trabalho em conjunto e mais amplo é essencial para que os resultados apareçam. A presença digital por si só não é suficiente para se destacar em um mercado cada vez mais concorrido.

Ao mesmo tempo que é preciso otimizar o engajamento nas redes sociais, por exemplo, o gestor também precisa assegurar o bom andamento das ações de email marketing. Na correria do dia a dia, porém, nem sempre é fácil garantir que tudo esteja performando como o esperado.

Quais sinais demonstram a necessidade de melhorar a gestão de projetos?

É exatamente neste momento que você reconhece a necessidade da sua empresa de melhorar a gestão de projetos de marketing. O momento em que duas, três ou mais frentes passam a apresentar dados cada vez piores é o primeiro sinal de alerta para a realização de mudanças.

O trabalho de monitoramento é essencial para identificar a hora certa de mudar. Imagine que a taxa de churn está crescendo gradualmente nos últimos meses, o NPS não para de abaixar e, para piorar, o ROI das suas campanhas se torna cada vez menor. Isso não é uma coincidência, certo?

Lógico que alguns indicadores vão piorar em um momento ou outro, indicando situações mais específicas. Quando todos esses resultados começam a ter uma queda de desempenho, é bem provável que o trabalho de gestão desses projetos de marketing já não esteja sendo tão eficiente assim.

Portanto, é fundamental acompanhar de perto o desempenho das suas campanhas e, ao mesmo tempo, avaliar os resultados globais do seu plano de marketing. Ao identificar uma queda mais acentuada em diferentes áreas, é preciso começar a otimizar a gestão dos projetos.

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Como fazer a gestão desses projetos?

Para conseguir fazer uma gestão mais eficiente dos projetos de marketing, portanto, é preciso adotar uma nova metodologia de trabalho. Uma das formas mais eficientes atualmente é o uso do modelo ágil para gerenciar múltiplas campanhas ao mesmo tempo, sem perda de qualidade.

Entre as principais características estão a flexibilização das tarefas e a maior colaboração entre os participantes de um projeto. Além disso, as avaliações e melhorias são realizadas em ciclos menores, evitando que se passe um longo período entre uma conversa e outra, por exemplo.

Adaptada ao setor, essa tendência é conhecida como Agile Marketing. Ou seja, a utilização do conceito mais comum na área de desenvolvimento de softwares para a realização de atividades no marketing. O objetivo final é conseguir entregar um produto ou serviço de maior valor agregado.

Dentro dessa metodologia de trabalho, um conceito fundamental é o Sprint Planning. Na prática, significa reunir a equipe envolvida no projeto de marketing antes da execução de cada etapa. Ou seja, evitar ciclos mais longos de comunicação e revisão do que está sendo realizado.

A partir de uma maior perspectiva estratégica, torna-se possível tomar decisões mais embasadas. A ideia é justamente permitir uma orientação maior para a execução de cada etapa e, assim, evitar que desalinhamentos no entendimento do processo acabem atrapalhando a entrega final.

Em resumo, essa etapa permite o acompanhamento detalhado de cada fase do projeto. Mais do que monitorar o progresso, é essencial determinar a duração das diferentes etapas, fazer os testes e também revisar o que já foi produzido, sempre otimizando a entrega final ao cliente.

Dessa forma, os processos se tornam mais ágeis, permitindo que você controle tudo o que está sendo feito pela sua equipe de forma simples e eficiente. A gestão, assim, não é prejudicada, já que cada uma das etapas é avaliada e validada antes de seguir para o próximo passo.

Quais são as 5 práticas para otimizar a gestão eficiente?

Além de utilizar os métodos acima para otimizar a gestão de diversos projetos de marketing, que tal conferir algumas dicas para tornar essa tarefa ainda mais simples e eficiente?

Acompanhe!

1. Alinhamento com objetivos e métricas

Em primeiro lugar, é importante definir objetivos e métricas para o seu projeto. Sem uma direção bem definida, a tendência é que os resultados não apareçam, especialmente no longo prazo.

Cada projeto deve ter uma meta clara e bem definida, além dos indicadores que vão ser utilizados.

Afinal, se você busca aumentar o tráfego das suas páginas, as estratégias adotadas precisam ser diferentes das de quem busca fortalecer o brand awareness. Ao mesmo tempo, também são outras as formas e métricas para avaliar o que está sendo feito e como está sendo executado.

Nesta etapa, é importante não encher a sua equipe de metas, a fim de diminuir as chances de perda de foco ao longo de um projeto. Defina objetivos grandes e que realmente tenham algum tipo de impacto na sua empresa, mas não se esqueça de escolher metas que possam ser atingidas.

As metas, é claro, também devem ser mensuráveis. Ou seja, devem ter indicadores eficientes para poder ter uma avaliação mais precisa do que está sendo feito com eficiência e do que deve ser corrigido. A sua equipe consegue, assim, acompanhar exatamente o que deve ser o foco do seu projeto.

Por fim, é importante que todos os profissionais envolvidos no projeto tenham acesso aos objetivos e métricas utilizados. A centralização das informações em uma única plataforma vai ajudar na organização e, consequentemente, no cumprimento dos prazos estabelecidos.

2. Definição de ferramentas, equipe e orçamento

Você sabe aonde quer chegar e quais vão ser as formas de alcançar as metas. Agora, é preciso definir os métodos utilizados para ter os resultados esperados.

Na prática, eles representam as condições para executar o planejamento estruturado e consistem em ferramentas, equipe e orçamento.

Vamos supor que um dos seus projetos tem como objetivo criar um maior engajamento com a sua audiência. O meio utilizado para fazer isso vai ser o Marketing de Conteúdo. Para tirar esse projeto do papel, portanto, você precisa das ferramentas certas para otimizar a execução dessa tarefa.

Seja uma plataforma de CMS para facilitar a publicação de conteúdos em seu site, seja um SaaS para gerenciar o disparo de emails e criação de newsletters. Com o objetivo definido, você deve estabelecer exatamente quais são os recursos necessários para a execução do projeto.

Outra etapa importante é a definição da sua equipe para cada projeto. Ao analisar as qualidades e características da sua equipe, torna-se mais fácil identificar qual profissional é o mais indicado para cumprir determinada função. O objetivo é montar um time capacitado para cada desafio.

Além disso, outra preocupação com cada projeto deve ser a definição de um orçamento. Afinal, o dinheiro não é infinito e você precisa analisar exatamente como utilizar os seus recursos.

Tanto as ferramentas como a equipe devem ser compatíveis com o budget liberado para a execução do projeto.

3. Priorização de tarefas

Dentre os desafios de liderança e gestão de vários projetos, um dos mais importantes é saber como priorizar as tarefas. Afinal, nem todas as atividades têm o mesmo grau de importância para chegar ao resultado final. Portanto, essa tarefa é essencial para a eficiência dos seus projetos.

O primeiro passo para saber o que deve ser priorizado é entender quais são os objetivos e o impacto de cada atividade nessas metas. Se uma tarefa não for entregue no prazo inicial, qual vai ser o efeito para a entrega final? A partir desses critérios, você deve criar uma escala para cada projeto.

Assim, sempre que realizar um sprint com a sua equipe e algum problema surgir, você vai saber como remanejar a produção de determinada etapa. Isso evita que um profissional fique mais sobrecarregado do que outro e, mais importante, reduz o impacto nos resultados finais.

4. Comunicação constante

A comunicação entre os membros da equipe desse projeto também deve ser eficiente. Cabe ao líder, portanto, garantir que todos os participantes estejam informados sobre o tema. O ideal é contar com uma única plataforma para concentrar a troca de mensagens e informações.

Utilizar o email nessa etapa, por exemplo, pode significar mais atrasos para o seu projeto. É vital contar com uma ferramenta que seja direta e simples de ser utilizada. Além disso, como falamos sobre os sprints acima, os encontros também são fundamentais para ter mais resultados.

Com uma comunicação direta e sem ruídos, a tendência é que o fluxo de trabalho seja otimizado, evitando problemas como a refação. A longo prazo, portanto, essa troca de informações mais direta vai permitir uma maior eficiência de toda a equipe, assegurando a agilidade na execução.

Além disso, por mais que cada profissional tenha a sua forma de controle individual, é importante utilizar uma plataforma única para todos os membros da equipe. Assim, cada um pode conferir o andamento do projeto de forma mais ampla, com um panorama do que já foi feito.

5. Monitoramento das ações

Um dos grandes benefícios da transformação digital é a possibilidade de acompanhar e monitorar de perto cada detalhe das suas estratégias. Sendo assim, não pode ser diferente para quem deseja otimizar a gestão de múltiplos projetos sem perder em eficiência ou qualidade final.

Por isso, é importante ficar de olho em cada detalhe do seu projeto, decifrando quais são os erros e acertos ao longo do caminho. Ainda mais fundamental é conseguir transformar essa avaliação em melhorias a serem realizadas. Aos poucos, portanto, o resultado final vai sendo aprimorado.

Quais ferramentas podem auxiliar esse processo?

Além dessas práticas, existem algumas ferramentas que podem ser muito úteis para auxiliar na gestão de múltiplos projetos de marketing com eficiência.

Confira algumas das nossas dicas!

Google Analytics

Como falamos ao longo deste artigo, as estatísticas e métricas desempenham um papel essencial para a otimização da gestão de projetos de marketing. Sem essas informações, a tendência é que os seus resultados não sejam tão positivos, afinal, você não vai ter a precisão desses dados.

Google Analytics

Quando o assunto é métrica, nada melhor do que contar com o Google Analytics. A ferramenta gratuita do Google vai coletar as informações mais relevantes para o seu projeto.

É possível ainda personalizar quais são os indicadores mais importantes para, assim, ter dados mais confiáveis — do volume de visitas em suas páginas ao tempo médio de cada usuário no site, sem deixar de lado informações como os canais de origem de cada visitante.

Os dados vão ser utilizados para direcionar os seus esforços de forma mais precisa, garantindo o melhor embasamento.

iClips

Reunir tudo o que foi falado em uma única solução torna a tarefa ainda mais fácil. O iClips tem esse objetivo: permitir o controle de tudo o que acontece com os seus projetos. A estruturação das atividades garante a maior eficiência de tudo o que é realizado pela sua equipe.

iClips

Primeiro, você pode criar modelos personalizados para o fluxo de trabalho da sua empresa. Com formatos como o Kanban disponíveis, você tem um controle muito maior sobre o andamento de cada atividade.

O iClips ainda permite o controle financeiro dos seus projetos. Assim, você consegue decifrar quais foram os gastos exatos em cada etapa de produção. Outra funcionalidade são os relatórios feitos automaticamente pela ferramenta, gerando insights para a execução das suas estratégias.

Slack

A comunicação também é importante para tornar a execução dos projetos mais ágil. Por isso, uma das alternativas mais utilizadas para otimizar a troca de informações é o Slack. Dividido por projetos, você consegue se comunicar com toda a equipe de maneira simples e prática.

Slack

Assim, até mesmo o trabalho remoto ou com a participação de profissionais externos pode ser otimizada. O objetivo é evitar que informações valiosas sejam perdidas ou até mesmo mais demoradas a partir de conversas por email, por exemplo.

Conseguir gerenciar diversos projetos de marketing simultaneamente sem perder em qualidade é mais uma forma de se posicionar como referência dentro da sua empresa — não apenas perante os membros da sua equipe, mas também em relação aos seus superiores.

Com a adoção das práticas certas, a tendência é que o fluxo de trabalho se torne mais consistente e que melhores resultados apareçam.

Para ter sucesso, porém, não basta implementar as técnicas de gestão. É preciso garantir, por exemplo, que os recursos financeiros estejam disponíveis e sejam bem aplicados. Por isso, baixe o nosso ebook gratuito com o guia completo do planejamento do orçamento de marketing!



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